برای اینکه بدانیم برای نوشتن یک نامه اداری به مدیر مدرسه چه مواردی را باید رعایت کنیم در ابتدا باید با مفهوم نامه آشنا شویم.
از پاراگراف های بدن خود برای بیان دلایل نوشتن خود استفاده کنید
پاراگراف های بدن جایی هستند که می توانید نکات اصلی خود را به تصویر بکشید و به طور حرفه ای نگرانی ها، نظرات یا سایر اطلاعات خود را برای گیرنده توضیح دهید.
می توانید به طور خلاصه خود را معرفی کنید و با توضیح دلیل نوشتن این نامه شروع کنید. می توانید از کلماتی مانند “امروز برای شما می نویسم زیرا…” استفاده کنید.
هنگامی که توضیح دادید که گیرنده چه خواهد خواند، می توانید در پاراگراف بعدی بیشتر گسترش دهید. جزئیاتی را بگنجانید که اولین بیانیه شما را پشتیبانی می کند. به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن یک توصیه نامه بودید، می توانید مهارت های فردی را که توصیه می کنید با گفتن این جمله گسترش دهید: «مدیریت زمان و مهارت های سازمانی Avery کارایی کسب و کار من را از ابتدای سه ماهه تا 12 درصد بهبود بخشیده است. ”
می‌توانید به ذکر مثال‌ها ادامه دهید تا زمانی که باور کنید نظر شما به وضوح توسط خواننده درک شده است. جملات خود را کوتاه، ساده و برای خواننده آسان نگه دارید.
پاراگراف و امضای بدنه پایانی خود را اضافه کنید
برای نهایی کردن نامه خود، می توانید پاراگراف نتیجه گیری خود را بنویسید. این پاراگراف می تواند کوتاه باشد و با تکرار نکته اصلی شما، توضیح هر گونه مراحل احتمالی بعدی یا تشکر از گیرنده برای وقت گذاشتن برای خواندن نامه شما، سند را نهایی می کند.
پس از بستن نامه، می توانید امضای پایانی خود را در انتهای سند ارائه دهید. نمونه هایی از امضاهای رایج نامه عبارتند از:
خالصانه، ارادتمند شما، با قدردانی، متشکرم، با احترام، واقعا مال شما، با احترام و امضای پایانی خود را انتخاب کنید و نام خود را در پایین نامه بنویسید.
موارد خود را ذکر کرده و اضافه کنید: ضمیمه ها مواد اضافی هستند که برای پشتیبانی از سند شما به نامه شما اضافه می شوند، مانند زمانی که یک فایل را به ایمیل پیوست می کنید. اگر سندی را برای تکمیل نامه خود پیوست می کنید، باید آن را در انتهای نامه خود ذکر کنید. برای اطلاع خواننده از ضمیمه سند تکمیلی، می توانید در انتهای نامه پس از نام خود کلمه ضمیمه را درج کنید. شما همچنین می توانید کلمه را با نوشتن “encl” کوتاه کنید.
دیدگاه شما با موفقیت ثبت شد.